Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia suplementy diety, środki spożywcze do których dodawane są witaminy, składniki mineralne lub substancje, o których mowa w załączniku III części B i C do rozporządzenia nr 1925/2006, preparaty do początkowego żywienia niemowląt, żywność specjalnego przeznaczenia medycznego (obowiązek powiadomienia odnośnie innych kategorii żywności dla określonych grup może wynikać  ze stosownych aktów delegowanych) podlegają obowiązkowi powiadomienia Głównego Inspektora Sanitarnego o wprowadzeniu po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Procedura składania powiadomień została opisana w art. 29 ww. ustawy. Powiadomienia dokonuje się w formie dokumentu elektronicznego powstałego przez wprowadzenie danych do elektronicznego formularza powiadomienia.

Wypełnienie elektronicznego formularza powiadomienia

Wypełnienie elektronicznego formularza powiadomienia składa się z 4 kroków. Po zatwierdzeniu wprowadzonych informacji przechodzimy do kolejnego kroku, w którym dostępne są trzy opcje:

  • dla osób, które posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • dla osób, które posiadają aktywne konto na platformie ePUAP,
  • dla osób, które podpisu elektronicznego nie posiadają,

Jeśli podmiot działający na rynku spożywczym ma możliwość podpisania elektronicznie dokumentu, w tym celu należy po zakończeniu wypełniania formularza powiadomienia dokument zapisać docelowo na dysku twardym (zapis w formacie dokumentu pdf) i następnie podpisać ww. dokument za pomocą podpisu elektronicznego. Jeśli dokument zostanie już podpisany, należy go załączyć ponownie do systemu i tym samym zakończyć wprowadzanie elektronicznego formularza powiadomienia. Z podobnego schematu mogą skorzystać osoby posiadające konto na platformie ePUAP.

Jeśli zaś podmiot działający na rynku spożywczym nie posiada możliwości złożenia podpisu elektronicznego, w takim przypadku należy wydrukować wygenerowane przez system powiadomienie w formacie dokumentu .pdf, podpisać i złożyć z kompletem dokumentów w siedzibie Głównego Inspektoratu Sanitarnego, ul. Targowa 65, 03-729 Warszawa.

Należy podkreślić, że za dzień złożenia powiadomienia uznaje się dzień otrzymania przez Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznym podpisem. Dostęp do elektronicznego formularza powiadomienia znajduje się w zakładce: Elektroniczny System Powiadamiania. Dane obowiązkowe, jakie powinny znaleźć się w powiadomieniu:

  • nazwa produktu oraz jego producenta,
  • postać produktu, w jakiej jest on wprowadzany do obrotu,
  • wzór oznakowania w języku polskim,
  • kwalifikację/rodzaj środka spożywczego przyjętą przez podmiot działający na rynku spożywczym,
  • skład jakościowy obejmujący dane dotyczące składników zawartych w produkcie, w tym substancji czynnych,
  • skład ilościowy składników,
  • imię i nazwisko albo nazwę, i adres podmiotu powiadamiającego o pierwszym wprowadzeniu do obrotu oraz numer NIP, jeżeli taki numer podmiot powiadamiający posiada.

Jeżeli zgłaszany środek spożywczy znajduje się w obrocie w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, w powiadomieniu należy ponadto wskazać właściwy organ tego państwa, który został powiadomiony o wprowadzeniu środka spożywczego do obrotu lub zezwolił na wprowadzenie środka spożywczego do obrotu w tym państwie, załączając równocześnie kopię uprzedniego powiadomienia lub zezwolenia. Błędne jest wpisywanie w miejsce tych informacji nazwy podmiotu działającego na rynku spożywczym lub Głównego Inspektoratu Sanitarnego.

Ważne!

  • Wszelkie dokumenty składane wraz z powiadomieniem w innym języku niż język polski powinny być zaopatrzone w tłumaczenia na język polski, wykonane przez tłumacza przysięgłego.
  • W przypadku udzielenia pełnomocnictwa przedsiębiorca zobowiązany jest przedłożyć upoważnienie do reprezentowania podmiotu przed Głównym Inspektorem Sanitarnym  oraz dokument potwierdzający dokonanie opłaty skarbowej.
  • Przedsiębiorcy z Unii Europejskiej nie mają obowiązku posiadania lub tworzenia oddziału z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
  • W przypadku gdy siedziba firmy znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej istnieje konieczność posiadania przynajmniej jednego oddziału w państwie członkowskim UE.

Dodatkowe informacje o sposobie wypełniania elektronicznego formularza znajdują się w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie wzoru formularza powiadomienia o produktach wprowadzanych po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestru produktów objętych powiadomieniem oraz wykazu krajowych jednostek naukowych właściwych do wydawania opinii (Dz. U. poz. 437).