ZAPRASZAMY DO SKORZYSTANIA Z INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA

  1. W jaki sposób uzyskać dostęp do Elektronicznego Systemu Powiadomień?

Poprzez stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp

 

  1. Gdzie znajdę menu nawigacyjne?

Otwierając stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp menu automatycznie wyświetla się po lewej stronie. Istnieje możliwość zminimalizowania menu poprzez wciśnięcie  przycisku “ < “ znajdującego się w lewej dolnej części strony internetowej.

 

  1. Jak zarejestrować podmiot?

Zakładanie konta przedsiębiorstwa możliwe jest na stronie https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp. Z panelu po lewej stronie należy wybrać pierwszą opcję: „Rejestracja podmiotu”. Wyświetlony zostanie formularz zakładania konta przedsiębiorstwa wymagający uzupełnienia podstawowych danych o podmiocie (NIP, REGON lub KRS) oraz adresu e-mail podmiotu i pierwszego administratora.

W menu nawigacyjnym po lewej stronie zamieszczona jest szczegółowa instrukcja obsługi.

  1. Jak się zalogować ?

Aby zalogować się należy kliknąć na ikonę “ludzika” w prawym górnym rogu.

 

  1. Nie mogę się zalogować. Co mam zrobić w takim przypadku?

Aby zalogować się należy założyć konto podmiotu i użytkownika.

W przypadku pięciokrotnego, błędnego wpisania hasła blokowany jest dostęp do systemu. Należy poczekać 5 minut, aby podjąć ponowną próbę zalogowania.

 

  1. Wylogowuje mnie z systemu. Co mam zrobić w takim przypadku?

Wylogowanie następuje po 10 minutach bezczynności lub po zalogowaniu na konto użytkownika z innego urządzenia lub z innej przeglądarki.

Na koncie użytkownika można być zalogowanym z jednego urządzenia, z jednej przeglądarki. W przypadku nowego połączenia następuje automatyczne wylogowanie poprzednich połączeń.

 

  1. Gdzie mogę uzyskać pomoc w przypadku błędu systemu?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

Rekomenduje się przesłać „print screen” i opisać występujący problem, podać numer błędu (jeśli się wyświetlił), dzień i godzinę wystąpienia błędu.

 

  1. Czy mogę nadać uprawnienia do logowania się do systemu innym osobom z mojego przedsiębiorstwa?

Tak. Wybór „listy użytkowników” z panelu po lewej stronie spowoduje wyświetlenie listy przypisanych do przedsiębiorstwa użytkowników oraz szczegółów ich dotyczących: nazwy użytkownika(loginu), adresu e-mail oraz roli w systemie, umożliwia też tworzenie nowych kont użytkownika.

 

  1. Czy podmioty spoza UE mogą składać powiadomienia?

Nie mogą.

 

  1. Na liście składników roślinnych lub innych składników wykazujących efekt odżywczy i/lub fizjologiczny  nie ma składnika użytego do produktu danego produktu. Co mam zrobić?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

W przypadku składnika roślinnego należy podać nazwę łacińską składnika (wraz z przynależnością rodzajową i gatunkową), część rośliny, oraz postać surowca czy ekstraktu/wyciągu, nazwy synonimowe.

W przypadku opatentowanego składnika należy przesłać specyfikację oraz dane potwierdzające że składnik wykazuje efekt odżywczy i/lub fizjologiczny.

 

  1. Gdzie wpisać szczegółową specyfikację składników, informację o ekstrahencie, o standaryzacji ekstraktu itp.?

Szczegółowe informacje o specyfikacji poszczególnych składników produktu proszę dołączyć w postaci pliku .pdf jako załącznika do powiadomienia.

 

  1. Czy otrzymam potwierdzenie złożenia powiadomienia?

Tak, wiadomość o każdej zmianie statusu przedsiębiorca będzie otrzymywał drogą
e-mailową.

 

  1. Kiedy pojawi się wpis w rejestrze publicznym?

Za dzień złożenia powiadomienia uznaje się dzień otrzymania przez Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznym podpisem po potwierdzeniu. Powiadomienie wyświetli się w rejestrze publicznym po:

  1. a) wypełnieniu elektronicznego formularza powiadomienia i przesłaniu go do GIS (oznaczeniu w systemie jako „WYSŁANE POCZTĄ” i przesłaniu pocztą lub oznaczeniu w systemie jako „PODPISANE CYFROWO”)
  2. b) otrzymaniu przez GIS powiadomienia: w przypadku przesłania powiadomienia pocztą lub złożenia osobiście w siedzibie GIS powiadomienie uwidocznione zostanie w systemie po zweryfikowaniu zgodności podpisu przez pracownika GIS.

W przypadku przesłania powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym wpis w rejestrze pojawi się z dniem złożenia powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym w ESP lub ePUAP.

  1. c) potwierdzeniu, przez pracownika GIS, że powiadomienie podpisane jest przez osobę uprawnioną (zgodnie z reprezentacją w KRS lub przez pełnomocnika)

 

  1. Kto może podpisać powiadomienie?

Powiadomienie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu.

 

  1. Dlaczego przedsiębiorca musi złożyć wniosek o połączenie kont w systemie?

Łączenie kont nie jest obowiązkowe jednak jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać dane do wcześniej wprowadzanych powiadomień musi złożyć wniosek o połączeniu kont w systemie.

 

  1. Jak złożyć wniosek o połączenie kont ?

Najpierw należy założyć konto w nowym ESP.

Wniosek można pobrać poprzez kliknięcie na napis “pobierz wniosek” na stornie startowej systemu: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp/ – 2 punkt:  “DOSTĘP DO ARCHIWALNYCH POWIADOMIEŃ PODMIOTU (POBIERZ WZÓR WNIOSKU)”

We wniosku należy podać numer ID który dostępny jest po zalogowaniu w nowym systemie w sekcji “aktualizacja podmiotu”.

 

  1. Czy zapisane szkice na starym koncie ESP da się przenieść na nowe konto ?

Nie. Do nowego systemu przeniesione zostały jedynie już złożone do GIS powiadomienia.

 

  1. Przedsiębiorca zauważył błąd w złożonym powiadomieniu. Czy mogę złożyć korektę powiadomienia?

Powiadomienie można edytować dopóki ma status „szkicu”.

Powiadomienie można również poprawić jeżeli nie zostało jeszcze opublikowane w rejestrze (status „WYSŁANE POCZTĄ” lub „PODPISANE CYFROWO”) i GIS zwróci powiadomienie celem dokonania korekty ze względu na brak formalny.

 

  1. Co oznacza wpis w rejestrze, że powiadomienie wymaga uzupełnienia?

Status „Nie prowadzono postępowania” wskazuje, że nie ma zastrzeżeń co do kwalifikacji produktu. W polu uwagi informacja, że powiadomienia wymaga uzupełnienia dotyczy sytuacji gdy przesyłano do GIS dodatkowe wyjaśnienia lub w starym systemie dokonywana była korekta powiadomień. Interpretacja szczegółowych wpisów w rejestrze dostępna jest na stornie rejstru: https://powiadomienia.gis.gov.pl/instrukcja.pdf

Status w rejestrze wynika ze zdefiniowanych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie wzoru formularza powiadomienia o produktach wprowadzanych po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestru produktów objętych powiadomieniem oraz wykazu krajowych jednostek naukowych właściwych do wydawania opinii statusów.

 

  1. Jak podpisać powiadomienie elektronicznie?

 

  1. Jak podpisać powiadomienie tradycyjnie?
  • Po wypełnieniu powiadomienia i zapisaniu jego ostatniej wersji należy wcisnąć “ZAKCEPTUJ SZKIC”- Uwaga! Nie ma już możliwości dalszej edycji powiadomienia.
  • Zaakceptowane powiadomienie należy wydrukować, odręcznie wpisać datę, złożyć odręczny podpis osoby do tego upoważnionej i wysłać pocztą na adres GIS (ul. Targowa 65; 03–729 Warszawa) lub złożyć osobiście w kancelarii urzędu.
  • W systemie należy wybrać sposób złożenia powiadomienia “OZNACZ JAKO WYSŁANE POCZTĄ”- UWAGA! Dopiero po oznaczeniu jako wysłane pocztą powiadomienie widoczne będzie dla GIS.

 

  1. Kiedy powiadomienie będzie poprawnie złożone?
  • Powiadomienie powinno być wypełnione wszystkimi wymaganymi danymi zgodnie z art. 29 ust 2. ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia (niewypełnione puste powiadomienia będą odrzucane).
  • W systemie powiadomienie musi być oznaczone przez przedsiębiorcę jako “ZAAKCEPTOWANY- podpisany i wysłany pocztą” lub “ZAAKCEPTOWANY i podpisany cyfrowo”.
  • Do GIS musi wpłynąć prawidłowo podpisane powiadomienie (nie może to być szkic).