ZAPRASZAMY DO SKORZYSTANIA Z INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA

Zwracamy uwagę na najczęstsze błędy- aby ich uniknąć polecamy zapoznać się z FAQ:

  • nie podanie w powiadomieniu składu– rozwiązanie w pytaniu 25;
  • nie podpisanie powiadomienia lub podpisanie przez osobę nieuprawnioną – rozwiązanie w pytaniach 16, 23, 24
  • podpisanie i przesłanie innej wersji powiadomienia niż przekazana w systemie – po zakończeniu edycji powiadomienia należy wcisnąć “ZAAKCEPTUJ SZKIC” powiadomienie otrzymuje wtedy unikalny “numer powiadomienia”- prosimy o przesłanie zaakceptowanej i podpisanej wersji.

W procesie analizy notyfikacji weryfikacji podlega powiadomienie, etykieta oraz dołączone dokumenty. Wyczerpujące informacje dotyczące produktu ułatwiają potwierdzenie prawidłowości kwalifikacji. Zalecamy dodanie do powiadomienia specyfikacji i dodatkowych informacji, które pozwolą rozstrzygnąć ewentualne wątpliwości. Jeżeli jakichś informacji ważnych dla oceny powiadomienia nie można podać w systemie (standaryzacja ekstraktu, informacja o rozpuszczalniku) należy je dołączyć do powiadomienia w formie załącznika.

 

NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA

  1. W jaki sposób uzyskać dostęp do Elektronicznego Systemu Powiadomień?

Poprzez stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp

  1. Gdzie znajdę menu nawigacyjne?

Otwierając stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp menu automatycznie wyświetla się po lewej stronie. Istnieje możliwość zminimalizowania menu poprzez wciśnięcie  przycisku “ < “ znajdującego się w lewej dolnej części strony internetowej.

  1. Jak zarejestrować podmiot?

Zakładanie konta przedsiębiorstwa możliwe jest na stronie https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp. Z panelu po lewej stronie należy wybrać pierwszą opcję: „Rejestracja podmiotu”. Wyświetlony zostanie formularz zakładania konta przedsiębiorstwa wymagający uzupełnienia podstawowych danych o podmiocie (NIP, REGON lub KRS) oraz adresu e-mail podmiotu i pierwszego administratora.

W menu nawigacyjnym po lewej stronie zamieszczona jest szczegółowa instrukcja obsługi.

  1. Jak się zalogować ?

Aby zalogować się należy kliknąć na ikonę “ludzika” w prawym górnym rogu.

  1. Nie mogę się zalogować. Co mam zrobić w takim przypadku?

Aby zalogować się należy założyć konto podmiotu i użytkownika.

W przypadku pięciokrotnego, błędnego wpisania hasła blokowany jest dostęp do systemu. Należy poczekać 5 minut, aby podjąć ponowną próbę zalogowania.

  1. Wylogowuje mnie z systemu. Co mam zrobić w takim przypadku?

Wylogowanie następuje po 10 minutach bezczynności lub po zalogowaniu na konto użytkownika z innego urządzenia lub z innej przeglądarki.

Na koncie użytkownika można być zalogowanym z jednego urządzenia, z jednej przeglądarki. W przypadku nowego połączenia następuje automatyczne wylogowanie poprzednich połączeń.

  1. Czy jeżeli nie zmienię hasła w ESP po upływie 30 dni, to dostęp do konta w systemie będzie zablokowany ?

Nie, jeżeli przedsiębiorca nie zmieni hasła po upływie 30 dni to przy pierwszym ponownym logowaniu system ESP wymusi zmianę hasła do konta podmiotu.

  1. Gdzie mogę uzyskać pomoc w przypadku błędu systemu?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

Rekomenduje się przesłać „print screen” i opisać występujący problem, podać numer błędu (jeśli się wyświetlił), dzień i godzinę wystąpienia błędu.

  1. Czy mogę nadać uprawnienia do logowania się do systemu innym osobom z mojego przedsiębiorstwa?

Tak. W ramach profilu przedsiębiorstwa można założyć wiele kont użytkowników. Wybór „listy użytkowników” z panelu po lewej stronie spowoduje wyświetlenie listy przypisanych do przedsiębiorstwa użytkowników oraz szczegółów ich dotyczących: nazwy użytkownika(loginu), adresu e-mail oraz roli w systemie, umożliwia też tworzenie nowych kont użytkownika.

  1. Czy podmioty spoza UE mogą składać powiadomienia?

Nie mogą.

  1. Na liście składników roślinnych lub innych składników wykazujących efekt odżywczy i/lub fizjologiczny  nie ma składnika użytego do produktu danego produktu. Co mam zrobić?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

W przypadku składnika roślinnego należy podać nazwę łacińską składnika (wraz z przynależnością rodzajową i gatunkową), część rośliny, oraz postać surowca czy ekstraktu/wyciągu, nazwy synonimowe.

W przypadku opatentowanego składnika należy przesłać specyfikację oraz dane potwierdzające że składnik wykazuje efekt odżywczy i/lub fizjologiczny.

  1. Ile czasu zajmie dopisanie składnika do bazy?

Baza uzupełniania jest o składniki na bieżąco, zazwyczaj w przeciągu 24h.

  1. Jak wpisać składnik standaryzowany na zawartość substancji aktywnej?

Np. naturalny ekstrakt standaryzowany na zawartość witaminy C?

W powiadomieniu należy wybrać: nazwę rośliny/ cześć rośliny / formę występowania. Informacje o standaryzacji należy zawrzeć na etykiecie, dodać do powiadomienia plik “.pdf” z informacjami dodatkowymi: “witamina c z ekstraktu z …” w tym przypadku informację o zawartości kwasu l-askorbinowego w danej formie występowania- zalecamy dołączyć specyfikację składnika.

  1. Gdzie wpisać szczegółową specyfikację składników, informację o ekstrahencie, o standaryzacji ekstraktu itp.?

Jeżeli w systemie nie można podać szczegółowych informacji o specyfikacji poszczególnych składników produktu prosimy o ich dołączenie w postaci pliku “.pdf” jako załącznika do powiadomienia.

W procesie analizy notyfikacji weryfikacji podlega powiadomienie, etykieta oraz dołączone dokumenty. Wyczerpujące informacje dotyczące produktu ułatwiają potwierdzenie prawidłowości kwalifikacji.

  1. Czy otrzymam potwierdzenie złożenia powiadomienia?

Tak, wiadomość o każdej zmianie statusu przedsiębiorca będzie otrzymywał drogą
e-mailową.

  1. Kiedy pojawi się wpis w rejestrze publicznym?

Staramy się aby powiadomienia były publikowane w ciągu 24h od złożenia (z wyłączeniem weekendów).

Za dzień złożenia powiadomienia uznaje się dzień otrzymania przez Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznym podpisem po potwierdzeniu. Powiadomienie wyświetli się w rejestrze publicznym po spełnieniu łącznie następujących warunków:

  1. Wypełnieniu elektronicznego formularza powiadomienia i udostepnieniu go GIS w Elektronicznym Systemie Powiadomień (oznaczeniu w systemie jako „WYSŁANE POCZTĄ” lub oznaczeniu w systemie jako „PODPISANE CYFROWO”);
  2. Otrzymaniu przez GIS powiadomienia:
  3. w przypadku przesłania powiadomienia pocztą lub złożenia osobiście w siedzibie GIS powiadomienie uwidocznione zostanie w systemie po zweryfikowaniu zgodności podpisu przez pracownika GIS;
  4. w przypadku przesłania powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym wpis w rejestrze pojawi się z dniem złożenia powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym w ESP lub ePUAP.

Powiadomienie, które zostanie dostarczone do GIS jest w pierwszej kolejności weryfikowane przez pracownika GIS pod względem formalnym – czy powiadomienie jest kompletne oraz czy jest podpisane jest przez osobę uprawnioną (zgodnie z reprezentacją w KRS lub zgodnie z pełnomocnictwem pełnomocnika).

  1. Kto może podpisać powiadomienie?

Powiadomienie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu.

  1. Dlaczego przedsiębiorca musi złożyć wniosek o połączenie kont w systemie?

Łączenie kont nie jest obowiązkowe jednak jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać dane do wcześniej wprowadzanych powiadomień (w poprzednim systemie) musi złożyć wniosek o połączeniu kont w systemie.

  1. Jak złożyć wniosek o połączenie kont ?

Najpierw należy założyć konto w nowym ESP.

Wniosek można pobrać poprzez kliknięcie na napis “pobierz wniosek” na stornie startowej systemu: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp/ – 2 punkt:  “DOSTĘP DO ARCHIWALNYCH POWIADOMIEŃ PODMIOTU (POBIERZ WZÓR WNIOSKU)”

We wniosku należy podać numer ID który dostępny jest po zalogowaniu w nowym systemie w sekcji “aktualizacja podmiotu”.

  1. Czy zapisane szkice na starym koncie ESP da się przenieść na nowe konto ?

Nie. Do nowego systemu przeniesione zostały jedynie już złożone do GIS powiadomienia.

  1. Przedsiębiorca zauważył błąd w złożonym powiadomieniu. Czy mogę złożyć korektę powiadomienia?

Powiadomienie można edytować dopóki ma status „szkicu”.

Powiadomienie można również poprawić jeżeli nie zostało jeszcze opublikowane w rejestrze (status „WYSŁANE POCZTĄ” lub „PODPISANE CYFROWO”) i GIS zwróci powiadomienie celem dokonania korekty ze względu na brak formalny.

  1. Co oznacza wpis w rejestrze, że powiadomienie wymaga uzupełnienia? Jak interpretować wpisy w rejestrze?

Status „Nie prowadzono postępowania” wskazuje, że nie było zastrzeżeń co do kwalifikacji produktu. W polu uwagi informacja, że powiadomienia wymaga uzupełnienia dotyczy sytuacji gdy przesyłano do GIS dodatkowe wyjaśnienia lub w starym systemie dokonywana była korekta powiadomień. Interpretacja szczegółowych wpisów w rejestrze dostępna jest na stornie rejstru: https://powiadomienia.gis.gov.pl/instrukcja.pdf

Status w rejestrze wynika ze zdefiniowanych w rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie wzoru formularza powiadomienia o produktach wprowadzanych po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestru produktów objętych powiadomieniem oraz wykazu krajowych jednostek naukowych właściwych do wydawania opinii statusów.

  1. Jak podpisać powiadomienie elektronicznie?
  1. Jak podpisać powiadomienie tradycyjnie?
  • Po wypełnieniu powiadomienia i zapisaniu jego ostatniej wersji należy wcisnąć “ZAKCEPTUJ SZKIC”- Uwaga! Nie ma już możliwości dalszej edycji powiadomienia.
  • Zaakceptowane powiadomienie należy wydrukować, odręcznie wpisać datę, złożyć odręczny podpis osoby do tego upoważnionej i wysłać pocztą na adres GIS (ul. Targowa 65; 03–729 Warszawa) lub złożyć osobiście w kancelarii urzędu.
  • W systemie należy wybrać sposób złożenia powiadomienia “OZNACZ JAKO WYSŁANE POCZTĄ”- UWAGA! Dopiero po oznaczeniu jako wysłane pocztą powiadomienie widoczne będzie dla GIS.
  1. Kiedy powiadomienie będzie poprawnie złożone?
  • Powiadomienie musi być wypełnione wszystkimi wymaganymi danymi zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia:
    • nazwę produktu oraz jego producenta;
    • postać produktu ,w jakiej jest on wprowadzany do obrotu;
    • wzór oznakowania w języku polskim;
    • kwalifikację/ rodzaj środka spożywczego przyjętą przez podmiot działający na rynku spożywczym;
    • skład jakościowy obejmujący dane dotyczące składników zawartych w oridukciel, w tym substancji czynnych;
    • skład ilościowy składników;
    • imię i nazwisko albo nazwę, adres oraz numer idenfyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu powiadamiającego o pierwszym wprowadzeniu do obrotu.
  • Powiadomienie musi dokonane zgodnie z art. 29 ust. 4 i 5 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia:
    • w formie dokumentu elektronicznego powstałego przez wprowadzenie wprowadzenie danych do elektronicznego formularza powiadomienia;
    • jeżeli powiadomienie nie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powiadomienia nalezy dokonać również w formie pisemnej i opatrzyć własnoręcznym podpisem.
  • Dokumenty niezgodne z ustawą: niewypełnione – puste powiadomienia; niepodpisane; złożone poza ustawą nie realizują obowiązku złożenia powiadomienia wynikającego z art. 29 ust. 1 ustawy.
  • W systemie powiadomienie musi być oznaczone przez przedsiębiorcę jako “ZAAKCEPTOWANY- podpisany i wysłany pocztą” lub “ZAAKCEPTOWANY i podpisany cyfrowo”.
  • Do GIS musi wpłynąć prawidłowo podpisane powiadomienie, zgodne z dokumentem przekazanym do GIS (nie może to być podpisany szkic, wersja robocza, wersja inna niż w systemie).
  1. Czy przeglądarka internetowa ma wpływ na wyświetlane informacje w systemie ESP ?
  • Używanie aktualnej przeglądarki internetowej zapewnia poprawne działanie aplikacji.
  • Rekomendujemy używanie: Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, Microsoft Edge.
  • W niektórych starszych przeglądarkach, dla których wytwórcy oprogramowania zakończyli już wsparcie techniczne część funkcjonalności może nie działać prawidłowo.